Mahasiswa BSA Asah Kepemimpinan dan Kolaborasi melalui Seminar Event Organizer

Yogyakarta — Program Studi Bahasa dan Sastra Arab (BSA), Fakultas Adab dan Ilmu Budaya UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta menyelenggarakan kegiatan Pembinaan Potensi Kreatif Mahasiswa melalui Seminar Event Organizer bertajuk "Agile Event Planning: Menjadi Panitia Cekatan, Adaptif, dan Solutif" pada Senin, 15 Juni 2026 di Convention Hall Prof. R.H.A. Soenarjo, S.H. Kegiatan yang diikuti sekitar 130 mahasiswa ini merupakan bagian dari program pembinaan soft skills mahasiswa untuk memperkuat kompetensi organisasi, kepemimpinan, dan manajemen kegiatan yang profesional. Seminar ini memang dirancang untuk meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam mengelola kegiatan akademik maupun kemahasiswaan melalui pendekatan event organizer yang adaptif dan berbasis penyelesaian masalah.

Acara dibuka secara resmi oleh Ketua Program Studi Bahasa dan Sastra Arab, Dr. Habib, S.Ag., M.Ag. Dalam sambutannya beliau menegaskan bahwa event organizer bukan sekadar kemampuan menyelenggarakan sebuah acara, tetapi merupakan cara berpikir (mindset) dan gaya hidup (way of life) yang perlu dimiliki mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja dan kehidupan bermasyarakat.

Menurut beliau, keberhasilan sebuah kegiatan tidak ditentukan oleh kemampuan individu semata, melainkan oleh kemampuan membangun kolaborasi, komunikasi, serta saling memperkuat di dalam tim. Mahasiswa sebagai agent of change dituntut mampu bekerja bersama berbagai pihak, mengelola perbedaan, serta menyelesaikan persoalan secara kolektif.

Beliau menegaskan bahwa kehidupan saat ini bukan lagi era one man show, melainkan era kolaborasi. Kemampuan bekerja dalam tim menjadi kompetensi yang sangat dibutuhkan, baik di dunia akademik maupun dunia profesional.

Nilai tersebut, menurut Kaprodi, sejalan dengan ajaran Islam sebagaimana sabda Rasulullah ﷺ:

المؤمن للمؤمن كالبنيان يشد بعضه بعضًا

"Seorang mukmin terhadap mukmin lainnya bagaikan bangunan yang saling menguatkan satu sama lain."

Rasulullah ﷺ kemudian menyelangkan jari-jemarinya sebagai simbol eratnya kerja sama antarsesama.

Beliau juga mengutip sabda Nabi ﷺ:

من كان في حاجة أخيه كان الله في حاجته

"Barang siapa membantu kebutuhan saudaranya, maka Allah akan membantu kebutuhannya."

Melalui nilai-nilai tersebut, mahasiswa diharapkan tidak hanya menjadi panitia yang mampu menjalankan tugas teknis, tetapi juga memiliki karakter kepemimpinan, kepedulian, tanggung jawab, serta semangat gotong royong dalam setiap aktivitas organisasi.

Seminar menghadirkan Ratri Kartika Sari, S.Pd., M.B.A., praktisi sekaligus Owner dan CEO ARS Management Yogyakarta yang telah berpengalaman menangani berbagai event berskala nasional, mulai dari seminar akademik, festival budaya, konser, gathering perusahaan, launching produk, hingga resepsi pernikahan.

Dalam paparannya, Ratri menjelaskan bahwa sebuah event bukan hanya dipahami sebagai sebuah acara, tetapi merupakan media komunikasi, media informasi, media hiburan, sekaligus sarana membangun pengalaman (experience) bagi peserta. Oleh karena itu, setiap kegiatan harus memiliki tujuan, konsep, dan sasaran yang jelas sebelum dilaksanakan.

Ia kemudian memperkenalkan konsep End-to-End Event Management, yaitu pengelolaan kegiatan secara menyeluruh mulai dari tahap perencanaan hingga evaluasi. Menurutnya, langkah pertama yang harus dilakukan adalah melakukan brainstorming untuk merumuskan konsep kegiatan yang sesuai dengan kebutuhan target peserta. Setelah konsep terbentuk, penyelenggara harus memahami siapa target audiensnya, apa kebutuhan mereka, dan mengapa mereka perlu hadir dalam kegiatan tersebut.

Lebih lanjut, narasumber menjelaskan bahwa keberhasilan sebuah event ditentukan oleh enam komponen utama, yaitu branding event, manajemen acara, manajemen produksi, manajemen sumber daya manusia, manajemen pemasaran, dan manajemen keuangan.

Ia menekankan bahwa branding bukan sekadar membuat logo atau poster, tetapi membangun identitas sekaligus citra kegiatan melalui pelayanan, kenyamanan peserta, dekorasi, akses informasi, dan pengalaman yang diperoleh selama mengikuti acara. Selain itu, penyelenggara juga harus mampu menyusun alur kegiatan secara rinci, mengelola kebutuhan teknis, membagi tugas panitia sesuai kapasitas masing-masing, hingga menyusun strategi promosi baik secara luring maupun digital melalui media sosial, website, email, dan berbagai kanal komunikasi lainnya.

Dalam aspek pelaksanaan, Ratri menekankan pentingnya monitoring, improvisasi, dan evaluasi. Monitoring dilakukan melalui rapat rutin dan pemantauan perkembangan pekerjaan, improvisasi diperlukan ketika muncul perubahan situasi di lapangan, sedangkan evaluasi dilakukan baik selama kegiatan berlangsung maupun setelah kegiatan selesai sebagai dasar penyempurnaan program berikutnya.

Tidak kalah penting, narasumber mengajak mahasiswa untuk selalu melakukan audit kesiapan sebelum sebuah kegiatan dilaksanakan. Audit tersebut meliputi kesiapan target audiens, konsep acara, strategi pemasaran, pembagian sumber daya manusia, kebutuhan produksi, kesiapan anggaran, identifikasi risiko, hingga indikator keberhasilan kegiatan. Dengan demikian, setiap event tidak hanya berjalan lancar, tetapi juga memberikan dampak yang nyata bagi peserta maupun penyelenggara.

Diskusi berlangsung sangat interaktif. Mahasiswa aktif menyampaikan berbagai pertanyaan mengenai pengalaman mengelola kegiatan kemahasiswaan, strategi menghadapi kendala di lapangan, hingga cara membangun kepanitiaan yang solid dan profesional. Melalui studi kasus yang disampaikan narasumber, peserta memperoleh gambaran nyata bahwa keberhasilan sebuah event tidak hanya ditentukan oleh besarnya anggaran, tetapi oleh kualitas perencanaan, koordinasi, komunikasi, serta kemampuan seluruh tim dalam beradaptasi terhadap perubahan.

Melalui seminar ini, Program Studi Bahasa dan Sastra Arab berharap mahasiswa semakin siap menjadi penggerak kegiatan akademik maupun kemahasiswaan yang kreatif, profesional, dan kolaboratif. Sejalan dengan tujuan kegiatan, seminar ini diharapkan mampu membentuk mahasiswa yang tidak hanya memiliki kemampuan akademik, tetapi juga kepemimpinan, kreativitas, kemampuan bekerja sama, serta kecakapan mengelola kegiatan secara adaptif sebagai bekal memasuki dunia kerja maupun kehidupan bermasyarakat. (Redaksi Prodi BSA)